7 ventajas de un sistema para los despachos de abogados

¿Qué abogado nunca perdió un documento? La maraña de roles requiere que se administre una organización, a veces sobrehumana. Eso, sin contar los plazos. ¿Qué profesional del derecho no ha faltado nunca a una fecha límite importante debido al exceso de información con la que trata a diario?

Más que un problema de orden, la gestión del contenido documental es fundamental para la gestión de los costes operativos. Según estadísticas recientes, entre el 20 y el 35% de los gastos relacionados con la generación de nuevos ingresos se deben a la mala calidad de la gestión de datos. Esto podría evitarse si el 1% de esa cantidad se invirtiera en un sistema para bufetes de abogados.

Además, según un artículo de Thomas Redman, columnista de Harvard Business Review, los profesionales incluso pierden el 50 por ciento de su tiempo cazando, identificando y validando datos desorganizados.

Si el tiempo es dinero, los proveedores de servicios jurídicos sin un sistema para los bufetes de abogados se están perdiendo ambas cosas. Es natural que al principio una pequeña empresa en este segmento no tenga todas las herramientas que necesita. Sin embargo, es necesario observar los signos de los tiempos y aprovechar la ola de la revolución digital para digitalizar sus operaciones.

Pero, ¿el costo y el tiempo serían sólo la punta del iceberg? Por supuesto que sí. Hay muchas más posibilidades para las empresas que se adhieren a la automatización de su contenido empresarial. En un mundo cada vez más informatizado, operar sin plataformas adecuadas es una desventaja real frente a la competencia. ¿Quién puede desbancar el poder de la tecnología?

Por estas y otras razones, ver 7 facilidades que un sistema para los bufetes de abogados puede hacer factible para acelerar la vida de los profesionales del derecho:

Elimina el riesgo de incumplimiento de plazos

Ya sean fechas de vencimiento, renovaciones, suspensiones, cancelaciones de contratos o de cualquier otro tipo, se encuentran entre las mayores preocupaciones diarias. Especialmente si el profesional es del área legal, una herramienta de administración de contenido puede ayudar a cumplir con los plazos tan apremiantes en esta área.

Dado que los sistemas automatizados gestionan todo el contenido de la empresa, puede personalizarlos para que activen alertas cuando expiren los plazos. De esta manera, usted evita la molestia de perder una cita vital para su reputación con un cliente.

Reduce los costes operativos

Como ya se ha dicho, la existencia de un sistema de gestión de los contenidos institucionales, como la GCI, puede contribuir en gran medida a reducir los gastos de funcionamiento. En el caso de los bufetes de abogados, el mantenimiento de los archivos físicos puede ser muy costoso. Después de todo, el tiempo que dedican sus empleados a manejar todo el contenido de la oficina vale mucho dinero.

También se añaden los gastos con infraestructura de almacenamiento local. En este punto, vale la pena considerar que incluso teniendo un archivo digital, tener un sistema computarizado operando en la Nube puede eliminar el enorme gasto en servidores locales. Vale la pena detenerse un minuto y considerar cuánto ha gastado con todo el papeleo. ¿Vale la pena continuar con ello?

Proporciona una mayor seguridad de la información

Además de los plazos y los costes, también está el aspecto de la seguridad. ¿Cuán grandes son las posibilidades de pérdida, pérdida, borrado, entre otros contratiempos relacionados con los documentos? Por otro lado, cuando el contenido se almacena digitalmente, las posibilidades de que ocurran estos eventos son mucho menores.

Cuando se trata de datos en la Nube, la seguridad es aún mayor. Los datos de un dispositivo de copia de seguridad pueden perderse, pero en la nube la seguridad está completa. Por no mencionar que, en el mundo digital, el acceso puede limitarse de la manera más conveniente, asegurando que sólo las personas adecuadas tengan los documentos que necesitan.

Disminuir el uso de papel

"Papeleo" puede ser sinónimo de ineficiencia. No sólo consume espacio, sino que crea confusión sobre el gran volumen y establece una opción insostenible. Hoy en día, es posible limitar al mínimo el uso de papeleo o incluso, en determinadas circunstancias, eliminarlo por completo.

Un sistema de gestión de contenidos permite documentar documentos de un usuario a otro, literalmente, a la velocidad de la luz. No gastar tiempo y recursos en impresiones, envío y validación de documentos impresos. En la era digital, todo esto se hace dentro de una plataforma computarizada que automatiza todas las tareas.

Aumenta la productividad del equipo

Esto nos lleva a otro beneficio de un sistema para los bufetes de abogados. Se trata de tener el documento correcto, en el momento adecuado y desde donde quiera que se encuentre. Hoy en día, es posible gestionar y visualizar los datos siempre que sea necesario, incluso cuando se está fuera de la oficina, a través del móvil. Esto hace posible tener productividad y un tiempo de respuesta a demandas muy altas.

La gestión de la información a través de sistemas de gestión de contenidos permite a los abogados tener acceso directo a toda su base de datos. Por lo tanto, si la información es poder, el profesional se dota de un volumen distinto de información accesible a alta velocidad. Lo mejor es que dicha productividad se refleja en la satisfacción del cliente.

Mejora el nivel de satisfacción del cliente

Obtener información "debida" a un cliente puede ser vergonzoso. ¿Cuántas veces la falta de un sistema llevó a la vergüenza? Quedarse con las manos vacías mientras el cliente espera la respuesta a una pregunta puede sonar mal. Por el contrario, con una plataforma ECM, la información solicitada podría ser proporcionada en el acto, rápidamente.

Tal dispositivo refuerza su imagen ante el cliente. Viene a verlo como un profesional eficiente e ingenioso. Pero sobre todo, si se le atiende con prontitud y su problema se resuelve con más rapidez, estará un paso más cerca de la lealtad. Utilice la tecnología a su favor: es indispensable para la mejora de sus resultados a todos los niveles.

Es un paso capital hacia la Transformación Digital

Por último, pero no por ello menos importante, la automatización de los datos de su oficina es un gran paso para su Transformación Digital. Siga la ola de esta revolución: no es sólo una tendencia, sino una oportunidad en la que se están embarcando sus mayores competidores.

¿Cómo empezar? Olvídese del almacenamiento manual de datos en herramientas pasivas como hojas de cálculo y archivos de texto. Analice su contenido con plataformas computarizadas para que su trabajo sea más rápido y más satisfactorio para los clientes. Siguiendo este paso, usted hará que su bufete de abogados sea más competitivo por delante del mercado.

¿Necesito mucho dinero para comprar un sistema?

Contrariamente a lo que se podría pensar, incluso las pequeñas oficinas que acaban de entrar en el mercado pueden adquirir plataformas como ECM. Obviamente, es necesario buscar empresas de software con la mejor oferta y precio. Recuerde que esto no es un gasto nuevo, sino una inversión para su productividad, con un buen margen de retorno.

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