¿Qué es BPM y qué tiene que ver con el éxito de su negocio?

En tiempos de transformación digital, conocer qué es el BPM es fundamental para estructurar cualquier empresa. El BPM es uno de los principales responsables de organizar las actividades de una institución, aumentando su eficiencia y reduciendo sus costos.

Hoy en día, cualquier empresa que busque su lugar en el sol necesita invertir seriamente en sistemas automatizados como BPM. En mercados cada vez más competitivos, es imperativo vigilar de cerca los procesos de negocio para mantener el ritmo de la competencia y evitar comer el polvo de los gigantes de la industria.

Pero después de todo:

BPM

El acrónimo significa Business Process Management, gestión de procesos de negocio en portugués. Una de sus mejores definiciones proviene de un artículo de Nathaniel Palmer, nominado como el líder más influyente en la materia:

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina que involucra cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad de negocio, en apoyo de los objetivos de la compañía, sistemas de alcance, empleados, clientes y socios o más allá de los límites de la compañía.

En resumen, también se puede llamar BPM al software utilizado para gestionar todos los procesos de una empresa. Este es el significado que se le da al acrónimo, y lo que más importa cuando se trata de acelerar el dinamismo de cualquier negocio.

Hoy en día, empresas de todos los tamaños y segmentos buscan organizar sus procesos a partir de herramientas automatizadas. Es innegable cuánto se puede elevar el nivel de una empresa a partir de la sistematización de sus actividades en procesos.

Pero, ¿de dónde viene el BPM?

Como sistema informatizado, BPM fue desarrollado por BPMI (Business Process Management Initiative), una organización centrada en la estandarización de los procesos de negocio. La primera versión del software se lanzó en mayo de 2004.

Desde entonces, se han desarrollado innumerables versiones. Pero fue la versión publicada en 2013 la que definió el estándar internacional que rige los sistemas BPM actuales: ISO / IEC 19510.

Más de un sistema, BPM proporcionó una plantilla y notación estandarizada para los procesos de negocio. Estableció un estándar de calidad para los procesos e hizo la vida más fácil a innumerables empresas de todo el mundo.

Por eso puede considerarse una verdadera desventaja no tener en cuenta lo que es BPM y toda la potencia de la herramienta.

Desventajas de no usar un BPM

Lo primero que hay que notar cuando se trabaja sin procesos bien definidos es la desorganización de las actividades. Y nunca viene solo: siempre trae consigo los fallos en la comunicación y el retraso en la entrega de la empresa.

Y por supuesto: nunca se detenga ahí. Sin un control adecuado de los procesos de la empresa:

1) Es imposible mapear los procesos;

A ciegas, es imposible visualizar satisfactoriamente cada etapa de un proceso. Sin un BPM, no sabrá con seguridad en qué puntos cada proceso se encuentra con barreras o cuellos de botella.

2) Es mucho más difícil hacer mejoras;

Si no puede trazar un mapa del problema, tampoco podrá resolverlo con las soluciones adecuadas. Serán imposibles las mejoras que racionalizarían las actividades de cada proceso, haciéndolo más eficiente.

3) Poca implicación de los empleados;

BPM desencadena cada paso de un proceso hacia empleados responsables, involucrando a todas las personas que participan en las actividades de la empresa. Con ello terminan las excusas: cada uno es consciente de sus responsabilidades y de cómo deben ser realizadas.

4) Ausencia de un estándar de calidad;

Cuando no hay definición de procesos, ocurren "de todos modos". Cada colaborador hará su parte de la manera que crea más conveniente y todas las actividades terminarán ocurriendo fuera de un patrón. Procesos bien definidos aseguran que las actividades siempre se lleven a cabo según lo delineado, dando mayor calidad a las acciones de la institución.

Sería posible citar otras desventajas, pero ¿por qué posponer la parte buena? Vayamos con ella:

Ventajas de BPM

Conocer qué es el BPM tiene sus ventajas. Hoy en día, para hacer frente a la competencia, cada vez más ágil y eficiente, es indispensable invertir en la mejora de los procesos de la empresa.

En primer lugar, cuando se adopta un BPM, se puede observar la organización que se ocupa de cada actividad de la empresa. Además, BPM:

1) Permite operaciones ágiles a través de la estandarización;

La estandarización de los procesos hace que todas las operaciones involucradas ocurran más rápidamente. Los empleados de la empresa también se benefician de la estandarización, ya que no necesitan buscar nuevas soluciones para tareas recurrentes.

2) Permite el seguimiento de los procesos;

Y el descubrimiento de barreras y cuellos de botella que retrasan las operaciones de la empresa. Además, a través del mapeo de procesos, es posible fomentar una cultura de mejora continua de las actividades corporativas.

3) Aumenta la eficiencia de la empresa;

Una consecuencia directa de la estandarización, el control constante y la mejora de los procesos es el aumento de la eficiencia de la empresa en su conjunto. El BPM se traduce en una constante evolución en la forma de ejecutar la actividad de la empresa.

4) Reducir los costes operativos;

Al monitorear todas las etapas de un proceso, el gerente puede identificar actividades redundantes, desechos y otros problemas en la cadena de producción. Gracias a esto, es posible hacer el proceso no sólo más rápido, sino también más barato.

5) Aumenta la calidad de los productos y servicios;

Además de aumentar la calidad de los procesos, BPM ayuda a mejorar la calidad de los productos o servicios de una empresa. Esto se debe a que, al mejorar la calidad de los procesos, se garantiza que la producción es regular y siempre se entrega con la misma calidad.

Y todos estos factores contribuyen significativamente a elevar los resultados de la empresa, acelerando su marcha hacia la Transformación Digital.

Ahora hay una gran cantidad de BPMs de diferentes compañías en el mercado. Esto no significa, sin embargo, que todos sean buenos y se ajusten al modelo de negocio de cualquier empresa.

Cabe mencionar algunos requisitos importantes a tener en cuenta en la elección de la herramienta de BPM más adecuada:

Entre las opciones del mercado, ¿cómo elegir la correcta?

La elección correcta es la que mejor se adapta a la estrategia de la empresa, con los máximos ingresos y los mínimos gastos. Dada la subjetividad del tema, vale la pena considerar las siguientes características que pueden pesar cuando se utiliza un BPM:

· Buena experiencia de usuario (UX)

Antes de contratar una herramienta de gestión, es importante probarla o al menos verla en acción en una demo. Es muy importante que sea una herramienta intuitiva y fácil de usar.

Hay que tener en cuenta que los empleados que lo utilizarán no serán en su mayoría especialistas en TI. Por lo tanto, es necesario que la herramienta se desarrolle de forma que sea fácil de usar, es decir, que cualquier persona pueda utilizarla sin conocimientos avanzados de informática.

· Integración con otras plataformas

Otra característica importante a considerar es si la plataforma BPM se integra fácilmente con otros sistemas. Debe tener la capacidad de integrarse con otros sistemas que la empresa ya utiliza.

De lo contrario, el acceso a las herramientas necesarias sería más laborioso y el intercambio de información de una plataforma a otra sería más complicado. Sería un verdadero dolor de cabeza.

Idealmente, la plataforma BPM elegida podría integrarse con bases de datos externas y otras herramientas como ECM, CRM, BI, ERP, o ECM series, entre otras herramientas.

· Cree procesos y usuarios sin la ayuda de TI

Para muchas plataformas BPM, el usuario debe abrir una llamada en el soporte técnico siempre que desee crear un nuevo proceso o un nuevo usuario. Esto termina convirtiéndose en un verdadero desastre para la empresa que contrata el sistema.

Es preferible buscar un BPM que dé al usuario la libertad de crear nuevos procesos y usuarios dinámicos sin la ayuda de especialistas en TI.

Vale la pena reflexionar:

Ahora que ya sabe lo que es el BPM, vale la pena reflexionar sobre en qué medida la calidad de sus procesos está afectando positiva o negativamente a sus resultados?

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