¿Qué es ECM?

Por Oerton Fernandes i

El concepto de ECM - Enterprise Content Management ha cambiado a lo largo de los años debido a la evolución de las plataformas tecnológicas, pero según AIIMii - Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, "se trata de una combinación dinámica de estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, almacenar, preservar, gestionar y distribuir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos a lo largo de todo su ciclo de vida. "

El concepto fue difundido en Brasil durante los años 90 por el CENADEM, inicialmente como GED - Electronic Document Management, idealmente para administrar y controlar, de forma automatizada, documentos y procesos de negocio, pasando a Enterprise Content Management - ECM a principios de los años 2000, reuniendo métodos y herramientas para la captura, tratamiento de calidad, indexación, almacenamiento, preservación y recuperación de documentos, datos e información, de forma simple y segura, esenciales para la evolución de muchas estrategias de negocio. Estos conceptos pueden ser utilizados en varios sectores y áreas: investigación documental y archivo, órdenes de servicio, gestión de contratos, proveedores y socios, historias clínicas, reclutamiento, selección y registro de trabajadores, facturas y documentos contables, licitaciones y permisos, registro de laboratorios médicos, educación, prospectiva, medio ambiente, gobierno y cualquier aplicación que requiera el control y gestión de documentos y procesos.

La creciente competencia ha obligado a las empresas a mejorar su gestión, utilizando plataformas más especializadas y adaptadas a estas necesidades, y la gestión y el control documental puede resolverse fácilmente mediante la implementación de estrategias basadas en conceptos de ECM.

Los beneficios son numerosos, pero el más importante 05:

1. Estructuración de procesos internos

A través de los conceptos y plataformas de ECM, cualquier proceso interno puede ser estructurado de manera continua y segura, evitando la pérdida y duplicación de documentos e información, lo que a menudo perjudica los resultados financieros.

2. Trazabilidad

Todos los documentos son capturados, indexados e informatizados) con el fin de mantener toda la información relativa a su generación, investigación, modificación, modificación, envío, impresión y otros datos, permitiendo realizar auditorías completas.

3. Agilidad

Los profesionales dedican hasta un 25% de su tiempo a buscar documentos e información que a menudo no se encuentran o no son seguros. Las plataformas ECM facilitan y agilizan estas búsquedas, de forma estructurada y descentralizada, dando soporte a estos profesionales para tomar decisiones rápidas y más asertivas, basadas en información debidamente documentada y organizada en una plataforma online de uso sencillo e intuitivo.

4. Una gestión moderna y eficaz

Según Gartner, se estima que el 90% de los procedimientos de negocio todavía se realizan mediante documentos físicos y a menudo centralizados. El uso de plataformas ECM permite a las empresas centrar su atención en su negocio y mejorar sus productos y servicios, sin perder tiempo y recursos con burocracia y procedimientos arcaicos, que generan errores, duplicidades y lentitud, además de garantizar mecanismos de confidencialidad, integridad y disponibilidad de documentos, datos e información.

5. Compartir y colaborar

Con el apoyo de nuevos conceptos y plataformas para el almacenamiento y procesamiento de la nube (cloud computing), los documentos y la información se comparten con diversos profesionales, clientes, socios y otros de forma descentralizada, permitiendo procesos de versionado, firma digital, validación de datos e información, etc. de forma mucho más rápida, segura y estandarizada, ya que estos accesos y procedimientos están controlados por perfiles de usuario.

Cualquier empresa que no disponga de documentos y procesos estructurados o semiestructurados puede beneficiarse de la implementación de conceptos y plataformas ECM.

Invertir en plataformas ECM no sólo contribuye a la estructuración y organización de su negocio, sino que también se convertirá en una parte clave del crecimiento del negocio, ya que los documentos, datos e información se controlan y comparten de forma descentralizada y segura, agilizando los procesos y la toma de decisiones.

Aunque el ECM es un concepto que aún no está muy difundido en Brasil, ya tenemos muchos casos de éxito implantados aquí que demuestran la generación de resultados mayores y más fuertes y, sin importar el tamaño, la localidad o el segmento, en algún momento una empresa tendrá que lidiar con la gestión de sus procesos y documentos de una manera efectiva y segura.

Mejore la gestión de su negocio a través de conceptos y plataformas de Enterprise Content Management, o simplemente ECM!

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i Administrador de empresas, profesor y conferenciante. Especialista en gestión empresarial, gestión documental y procesos. MBA en ventas y marketing y gestión de negocios, con operaciones en Brasil y América Latina, enseña programas de capacitación, desarrollo y consultoría para ventas y gestión de negocios. Habilidades en coaching, liderazgo y humanidad. Director de FVCA Consultores Associados y COO - Chief Operating Officer de DocSystem Group - INTERFY Corporation. Profesional CDIA +, desde hace 25 años desarrolla proyectos, conceptos y formación especializada.

ii AIIM - Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen - es una de las entidades más representativas del mundo en materia de Gestión de la Información y los Procesos. Creada en 1943 en los EE.UU., actualmente congrega a unos 70.000 asociados en todo el mundo.

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