O que é BPM e o que ele tem a ver com o sucesso do seu negócio?

Em tempos de transformação digital, saber o que é BPM é fundamental para a estruturação de qualquer empresa. O BPM é um dos maiores responsáveis pela organização das atividades de uma instituição, pelo aumento de sua eficiência e redução de seus custos.

Hoje, qualquer empresa que busque o seu lugar ao sol precisa investir seriamente em sistemas automatizados como o BPM. Em mercados cada vez mais competitivos, é imprescindível ficar de olho nos processos de negócios para acompanhar a concorrência e evitar comer poeira das gigantes da indústria.
 

Mas, afinal:

BPM

A sigla significa Business Process Management, gestão de processos de negócios em português. Uma de suas melhores definições vem de um artigo de, indicado como o líder mais influente no assunto:

Gestão de Processos de Negócios (BPM) é uma
disciplina que envolve qualquer combinação de modelagem, automação, execução,
controle, mensuração e otimização de fluxos de atividades de negócios, em apoio
aos objetivos da empresa, sistemas de abrangência, funcionários, clientes e
parceiros aquém ou além das fronteiras da empresa

. Esse é o sentido usado para a sigla atualmente, e o que mais interessa quando se fala em acelerar o dinamismo de qualquer negócio.

Hoje, empresas de todos os portes e segmentos buscam organizar seus processos a partir de ferramentas automatizadas. É inegável o quanto se pode elevar o padrão de uma companhia a partir da sistematização de suas atividades em processos.

Mas, de onde veio o BPM?

Como sistema informatizado, o BPM foi desenvolvido pelo BPMI, uma organização voltada para a padronização dos processos de negócios. A primeira versão do software foi
lançada em maio de 2004.

De lá para cá, inúmeras versões foram desenvolvidas. Mas, foi a versão lançada em 2013 que definiu o padrão internacional que rege os sistemas BPM atuais: o ISO/IEC 19510.

Mais do que um sistema, o BPM proporcionou um modelo e uma notação específica padronizada para os processos de negócios. Ele definiu um padrão de qualidade para os processos e facilitou a vida de inúmeras empresas em todo o mundo.

É por isso mesmo que se pode considerar uma verdadeira desvantagem não levar em conta o que é BPM e todo o poder da ferramenta.

 

Desvantagens de não usar um BPM

A primeira coisa a se notar quando se trabalha sem processos bem definidos é a desorganização das atividades. E ela nunca vem só: sempre traz junto de si as falhas na comunicação e o atraso na entrega da empresa.

E, claro: nunca para por aí. Sem o devido controle dos processos da empresa:

1) É impossível mapear os processos;

Às cegas, é impossível visualizar satisfatoriamente cada etapa de um processo. Sem um BPM, não se saberá ao certo em que pontos cada processo está encontrando barreiras ou gargalos.

2) É muito mais difícil fazer melhorias;


Se não é possível mapear o problema, também não será possível resolvê-lo com as soluções adequadas. Aquelas melhorias que agilizariam as atividades de cada processo, tornando-o mais eficiente, acabarão impossibilitadas

3) Pouco envolvimento dos colaboradores;

O BPM dispara cada etapa de um processo aos colaboradores responsáveis, envolvendo todas as pessoas com as atividades da empresa. Com ele, acabam-se as desculpas: todos ficam sabendo de suas responsabilidades e de como elas devem ser executadas.

4) Ausência de um padrão de qualidade;

Quando não há a definição de processos, eles ocorrem “de qualquer jeito”. Cada colaborador fará sua parte da forma que achar melhor e todas as atividades acabarão ocorrendo fora de um padrão. Processos bem definidos garantem que as atividades sempre serão realizadas conforme delineado, conferindo maior qualidade às ações da instituição.

Seria possível citar outras desvantagens, mas para quê adiar a parte boa? Vamos a ela:

 

Vantagens do BPM

Saber o que é BPM tem suas vantagens. Atualmente, para fazer frente à concorrência, cada vez mais ágil e eficiente, é indispensável investir na melhoria dos processos da empresa. 

Antes de mais nada, quando se adota um BPM, logo se nota a organização que toma conta de cada atividade da empresa. Além disso, o BPM:

1) Possibilita operações ágeis através da padronização;

Padronizar processos faz com que todas as operações envolvidas ocorram com mais agilidade. Os colaboradores da empresa também se beneficial com a padronização, já que não necessitam buscar novas soluções para tarefas recorrentes.

2) Permite a monitoração dos processos;

E a descoberta de barreiras e gargalos que atrasam as operações da empresa. Além disso, através do mapeamento dos processos, é possível fomentar uma cultura de aprimoramento constante das atividades
corporativas.

3) Aumenta a eficiência da empresa;

Consequência direta da padronização, monitoração e aprimoramento constante de processos é o aumento da eficiência da empresa, como um todo. O BPM se traduz em uma evolução constante na forma de executar a atividade da empresa.

4) Reduz custos operacionais;

Ao monitorar todas as etapas de um processo, um gestor pode identificar atividades redundantes, desperdícios e outros problemas na cadeia de produção. Graças a isso, é possível tornar o processo não só mais rápido, mas também mais barato.

5) Aumenta a qualidade dos produtos e serviços;

Além de aumentar a qualidade dos processos, o BPM favorece a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços de uma empresa. Isso porque, melhorando a qualidade dos processos, garante-se que a produção tenha regularidade e entregue sempre a mesma qualidade.

E todos esses fatores contribuem significativamente para elevar os resultados da empresa, acelerando a sua marcha rumo à Transformação Digital.

Agora, existe uma vastidão de BPMs de empresas diferentes no mercado. Isso não significa, no entanto, que todas são boas e se adequam ao modelo de negócios de qualquer empresa.

Vale ressaltar alguns requisitos importantes para levar em consideração para fazer a escolha da ferramenta de BPM mais adequada:

Entre as opções do mercado, como escolher a certa?

A escolha certa é aquela que se encaixa melhor na estratégia da empresa, com os máximos ganhos e os menores gastos. Dada a subjetividade da questão, vale considerar as seguintes características que podem pesar na hora de usar um BPM:

· Boa experiência de uso (UX)

Antes de contratar uma ferramenta de gestão, é importante testá-la ou, ao menos, vê-la em ação em uma demo. É muito importante que seja uma ferramenta intuitiva, fácil de usar.

Tem que se ter em mente que os colaboradores que a usarão não serão, na maioria, especialistas em TI. Por isso, é preciso que a ferramenta seja desenvolvida para ser amigável ao usuário, ou seja, que qualquer um possa utilizá-la sem conhecimentos avançados em computação.

· Integração com outras plataformas

Outra característica muito importante para se levar em conta é se a plataforma de BPM se integra facilmente a outros sistemas. Ela deve ter a capacidade de se integrar aos outros sistemas que a empresa já usa.

De modo contrário, acessar as ferramentas necessárias seria mais trabalhoso e compartilhar informações de uma plataforma para outra seria mais complicado. Seria uma verdadeira dor de cabeça.

O ideal seria que a plataforma de BPM escolhida pudesse se integrar a bancos de dados externos e outras ferramentas como ECM, CRM, BI, ERP, ou já venha série com ECM entre outras ferramentas.

· Criar processos e usuários sem a ajuda de TI

Para muitas plataformas de BPM, o usuário é obrigado a abrir um chamado no suporte técnico sempre que quer criar um novo processo ou um novo usuário. Isto acaba se tornando um verdadeiro calo no pé da empresa que contrata o sistema.

É preferível procurar um BPM que dê ao usuário a liberdade para criar novos processos e usuários dinâmicos, sem a ajuda de especialistas de TI.

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Vale refletir:

Agora que você já sabe o que é BPM, vale fazer a reflexão:
quanto a qualidade dos seus processos está afetando positiva ou negativamente os seus resultados?

Para estimular o seu raciocínio, baixe gratuitamente o “Guia de Softwares para Otimizar Processos Gerenciais e Aumentar os Lucros”:

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Porque automatizar processos tem que ser complicado?

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