O que é ECM?

Por Oerton Fernandes i

O conceito de ECM - Enterprise Content Management tem sido alterado ao longo dos anos em função da evolução das plataformas tecnológicas, mas de acordo com a AIIMii - Association for Information and Image Management, “trata-se de uma combinação dinâmica de estratégias , métodos e ferramentas usadas para capturar, armazenar, preservar, gerenciar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais , durante todo seu ciclo de vida”.

O conceito foi disseminado no Brasil durante os anos de 1990 pelo CENADEM, inicialmente como GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, com o ideal de gerir e controlar, de forma automatizada, documentos e processos de negócios, mudando para Enterprise Content Management – ECM no início dos anos 2000, reunindo métodos e ferramentas para captura, tratamento da qualidade, indexação, armazenamento, preservação e recuperação de documentos, dados e informações, de forma simples e segura, essenciais para evolução de muitas estratégias empresariais. Estes conceitos podem ser utilizados em diversos setores e áreas: pesquisa e arquivamento documental, ordens de serviços, gestão de contratos, fornecedores e parceiros, prontuários médicos, recrutamento, seleção e prontuários de trabalhadores, notas fiscais e documentos contábeis, licitações e alvarás, cadastramento de laboratórios médicos, educação, previdência, meio ambiente, governo e qualquer aplicação que exija o controle e gestão de documentos e processos.

O crescente aumento da concorrência vem exigindo que empresas melhorem sua gestão, utilizando plataformas que sejam mais especialistas e adequadas a estas necessidades, e a gestão e o controle de documentos pode ser facilmente resolvida, implantando estratégias apoiadas nos conceitos do ECM.

Os benefícios são inúmeros, mas sito os 05 mais importantes:

1. Estruturação dos processos internos

Por meio dos conceitos e plataformas de ECM, qualquer processo interno pode ser estruturado de forma contínua e segura, evitando a perda e duplicidade de documentos e informações, prejudicando, muitas vezes, os resultados financeiros.

2. Rastreabilidade

Todos os documentos são capturados, indexados e  Computing) de forma a manter todas as informações referentes a sua geração, pesquisa, alteração, modificação, envio, impressão entre outros dados, permitindo auditorias completas.

3. Agilidade

Profissionais gastam até 25% de seu tempo em busca de documentos e informações que, muitas vezes, não são encontradas ou seguras. Plataformas de ECM facilitam e agilizam estas buscas, de forma estruturada e descentralizada, dando suporte para que estes profissionais tomem decisões rápidas e mais assertivas, com base em informações devidamente documentadas e organizadas numa plataforma online de uso simples e intuitivo.

4. Gestão moderna e eficaz

De acordo com o Gartner, estima-se que 90% dos procedimentos empresarias ainda são realizados por documentos físicos e, muitas vezes, centralizado. A utilização das plataformas de ECM permitem que as empresas foquem sua atenção em seus negócios e na melhora de seus produtos e serviços, sem desperdício de tempo e recursos com burocracia e procedimentos arcaicos, que geram erros, duplicidades e lentidão, além de garantir mecanismos de segurança que ofereçam confidencialidade, integridade e disponibilidade de documentos, dados e informações.

5. Compartilhamento e colaboração

Apoiado nos novos conceitos e plataformas de armazenamento e processamento em nuvem (Cloud Computing), documentos e informações são compartilhados com diversos profissionais, clientes, parceiros entre outros, de forma descentralizada, permitindo processos de versionamento, assinatura digital, validação de dados e informações etc, de forma muito mais rápida, segura e padronizada, visto que estes acessos e procedimentos são controlados por perfis de usuários.

Toda e qualquer empresa que não possua documentos e processos de trabalhos estruturados ou semiestruturados podem se beneficiar com a implantação dos conceitos e plataformas de ECM.

Investir em plataformas de ECM não apenas contribui na estruturação e organização de sua empresa, mas também tornar-se-á peça fundamental no crescimento empresarial, visto que documentos, dados e informações passam a ser mais controlados e compartilhados de forma descentralizada e segura, agilizando processos e tomadas de decisões.

Apesar do ECM ser um conceito ainda pouco disseminado no Brasil, já temos muitos cases de sucessos implantados aqui, que comprovam a geração de resultados maiores e mais sólidos e, independente do porte, localidade ou segmento, em algum momento uma empresa precisará tratar da gestão de seus processos e documentos de forma eficaz e segura.

Melhore a sua gestão empresarial por meio dos conceitos e plataformas de Enterprise Content Management, ou apenas ECM!

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i Administrador de empresas, professor e palestrante. Especialista em gestão de negócios, gestão documental e de processos. MBA em vendas e marketing e gestão de negócios, com atuação no Brasil e América Latina, ministra programas de treinamento, desenvolvimento e consultoria, para a área de vendas e gestão empresarial. Habilidades em coaching, liderança e humanidade. Diretor na FVCA consultores Associados e COO – Chief Operating Officer no Grupo DocSystem – INTERFY Corporation. Profissional CDIA+, há 25 anos desenvolve projetos, conceitos e treinamentos especializados.

ii AIIM – Association for Information and Image Management – é uma das mais representativas entidades do mundo quando o assunto é Gestão de Informações e Processos. Criada em 1943 nos EUA, ela congrega atualmente cerca de 70 mil associados ao redor do mundo.
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