Política de Privacidade

1. Definições

Dados Pessoais: são as informações que permitem identificar uma pessoa natural, direta ou indiretamente, inclusive através do cruzamento de dados. Exemplo: número de identidade, CPF, endereço, fotografia, opção religiosa ou partidária, data de nascimento, dados de saúde, biometria etc.

Titular: é o proprietário do dado, ou seja, a pessoa natural a quem o dado se refere.

Tratamento de Dados: é qualquer ação realizada com uma informação pessoal, como captura, visualização, compartilhamento, recepção, edição, eliminação, transferência etc.

Finalidade: objetivo que se pretende atingir com o tratamento dos dados realizado.

Controlador: é a pessoa física ou jurídica indicada pela Interfy para responder aos questionamentos e garantir que o tratamento de dados seja realizado de acordo com a legislação aplicável, respeitando o direito dos titulares.

Operador: é a pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados em nome do controlador.

Terceiro: pessoa física ou jurídica de direito público ou privado com a qual a Interfy se relaciona ou venha a se relacionar.

Encarregado: é a pessoa física ou jurídica indicada pela Interfy para responder aos questionamentos e garantir que o tratamento de dados esteja sendo realizado de acordo com a LGPD, respeitando o direito dos titulares.

2. Quais são os seus direitos como titular de dados

• Como titular dos dados, você tem direito a acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados, que deverão ser disponibilizadas de forma clara, adequada e ostensiva.
• Você pode confirmar a existência de tratamento, solicitar e ter acesso aos dados.
• Se identificar que os dados estão incompletos, inexatos ou desatualizados, você pode solicitar a correção.
• A Interfy não guarda dados desnecessários, mas se algum dado for considerado excessivo, você pode solicitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação, inclusive se estiverem sendo tratados em desconformidade com a legislação aplicável.
• Se precisar que seus dados sejam transferidos para outro fornecedor, você pode solicitar a portabilidade dos dados, mediante requisição expressa, observados os segredos comercial e industrial.
• Se você nos deu consentimento para tratar seus dados, pode solicitar a eliminação deles, exceto nas hipóteses previstas na legislação aplicável.
• Informaremos quais entidades públicas ou privadas com as quais a Interfy compartilhou seus dados, quando ocorrer compartilhamento.
• Se você desejar não nos fornecer seu consentimento para o tratamento de dados, acataremos sua decisão e informaremos eventuais consequências do não fornecimento.
• Você tem direito de revogar seu consentimento, mediante manifestação expressa, de forma gratuita e facilitada.
• Se necessário, você tem direito de peticionar perante a ANPD, os organismos de defesa do consumidor e as instituições reguladoras de proteção de dados, caso seus dados sejam tratados de forma inadequada pela Interfy.
• Você pode se opor ao tratamento de dados fundamentado em hipótese de dispensa de consentimento em caso de descumprimento à legislação aplicável.
• Se a Interfy tratar dados de forma automatizada e tomar decisões baseadas unicamente nesse tratamento que afetem seus interesses, você pode solicitar a revisão de tais decisões.
• A qualquer momento você pode solicitar informações claras e adequadas sobre os critérios e procedimentos utilizados para decisões automatizadas, observados os segredos comercial e industrial.
• Para exercer seus direitos relacionados à proteção de dados, envie sua solicitação para privacidade@interfy.ai; nossa encarregada pela proteção de dados tomará as medidas necessárias para atendimento à sua solicitação.
• Se você retirar seu consentimento e não houver outra base legal que ampare o processamento, deixaremos de processar seus dados para o objetivo consentido.
• Qualquer informação que você fornecer em blogs ou websites, exposta na internet em locais sem controle de acesso, de forma pública, não pode ter sua proteção garantida por nós, tampouco podemos limitar quem poderá copiar ou compartilhar tais dados.

3. Quais dados tratamos

A Interfy é uma provedora de serviços de gestão inteligente de documentos e automação de processos de negócio, reunindo documentos (Documents), automação de processos (Process), captura inteligente (Capture) e assinatura eletrônica e digital (Sign) em uma única plataforma. Nossos serviços são fornecidos online, com contratação direta pelas empresas usuárias ou através de parceiros de negócios e distribuidores. Tratamos os dados necessários para ativar e manter nossos serviços em funcionamento, garantir a segurança e a disponibilidade, diagnosticar problemas técnicos, lembrar informações úteis para uma melhor utilização do serviço, enviar notificações de manutenção e alertas necessários, prestar suporte técnico, prover treinamentos e orientações de boas práticas, informar sobre melhorias e novas funcionalidades, e ofertar serviços complementares relevantes para usuários e futuros usuários.

Cada pessoa física ou jurídica que contrata nossos serviços pode armazenar e tratar dados utilizando as funcionalidades disponíveis em nossa plataforma, sendo identificada como CONTROLADORA, e a Interfy passa a atuar como OPERADORA. Nessa condição, mantemos os dados seguros e acessíveis, eliminando-os ou fornecendo cópia mediante pedido expresso da CONTROLADORA, respeitando as configurações por ela definidas. Como OPERADORA, a Interfy se compromete a tratar as informações classificadas como dados pessoais seguindo rigorosamente os critérios definidos pela CONTROLADORA e especificados no GDPR e na LGPD e demais regulamentos aplicáveis, unicamente para os fins delimitados nos termos de uso, não podendo a Interfy ser responsabilizada perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e/ou outras autoridades, titulares de dados, ou qualquer outra instituição com poderes para aplicar penalidades administrativas ou judiciais.

Se a Interfy vier a ser penalizada na qualidade de OPERADORA, fica resguardado seu direito de regresso para requerer da CONTROLADORA o ressarcimento por todas as perdas, danos e despesas decorrentes do ilícito, além de outras medidas necessárias para proteger os direitos da Interfy.

A Interfy e as empresas pertencentes ao grupo não têm controle sobre quais dados os usuários armazenam, de acordo com o item 8 do nosso Termo de Uso.

Para usar nossos serviços você fornece as seguintes informações, consideradas Dados Pessoais e pelas quais a Interfy tem responsabilidade como CONTROLADORA: no ato da contratação dos serviços, como usuário da plataforma, ou quando acessa nossos sites e nos envia um currículo pessoal, você nos oferece seu nome, e-mail, telefone, cargo e dados de currículo (que variam de acordo com cada titular).

4. Para que usamos cada dado

Nome e e-mail: utilizamos esses dados para enviar a notificação inicial de criação da sua área de trabalho e, posteriormente, comunicados relacionados ao serviço, necessidades de manutenção, atualizações, obrigações legais, informações de marketing sobre novos produtos e funcionalidades, ofertas, ou qualquer outro conteúdo necessário para aperfeiçoar a prestação do serviço. Você pode optar por não receber mensagens de marketing, marcando a opção disponibilizada no corpo do e-mail. Se recebermos uma comunicação por e-mail, poderemos reter a mensagem, incluindo nossas respostas, para fins de manutenção de histórico de atendimento.

Número de telefone: coletamos o número de telefone para contatos posteriores via WhatsApp ou outros aplicativos de mensagens, com o objetivo de atender solicitações de suporte de forma mais rápida e precisa, enviar comunicados e material de marketing, ou para contatos do nosso departamento financeiro, quando adequado e necessário. Não adicionaremos você a nenhum grupo sem convite prévio.

Currículo: os currículos enviados pelos titulares de dados são armazenados em nossa base por 24 meses, utilizados para selecionar colaboradores em nossos processos de contratação quando uma nova vaga é aberta.

Cargo: é armazenado no cadastro de clientes e parceiros para que possamos identificar as funções de cada pessoa com quem temos relacionamento, direcionando-nos às pessoas corretas quando necessário.

Dados de pagamento: são utilizados para o processamento da cobrança mensal dos serviços. Quando selecionada a opção de pagamento por cartão de crédito e/ou débito, a Interfy não os armazena — eles são associados a um ID de assinatura no processador de pagamentos (por exemplo, Stripe ou PayPal), que coleta e mantém os dados para processamento. A Interfy mantém somente o ID associado; nossos subprocessadores possuem suas próprias políticas de privacidade. Para os demais métodos de pagamento disponibilizados, coletamos e mantemos informações de cobrança, registro de assinatura e registros de pagamento para a continuidade dos serviços. Além dos dados acima, podemos coletar: localização, IP da máquina de acesso e identificação de dispositivos de acesso.

5. Como coletamos e para que usamos cada dado

Sua localização: podemos coletar, armazenar e monitorar dados de localização quando você acessa um de nossos sites ou a aplicação Interfy. Combinados a outros dados, esses dados podem tornar você identificável; são necessários para o funcionamento adequado de alguns serviços, como identificação da moeda local e idioma.

IP da máquina de acesso: unificado ao endereço de e-mail e à localização, nos permite identificar onde o usuário está alocado em nossa plataforma e a qual região pertence, ajudando a melhorar nossos procedimentos de atendimento e identificar possíveis problemas relacionados à região, como questões de performance do serviço.

Identificação de dispositivos de acesso: ao acessar os serviços por um dispositivo móvel, podemos coletar, armazenar, monitorar e acessar identificadores do dispositivo, que podem tornar você identificável se associados a outros dados. Armazenamos esses dados para renderizar as páginas de acordo com o tamanho do dispositivo e restringir funções não adequadas a determinados tipos de dispositivo.

Outros dados que processamos a partir dos dados coletados acima:

Cookies: ajudam você a fazer login na plataforma de forma mais rápida, armazenando informações sobre como você navega pelo site; essas informações, enviadas a nós de forma anônima, nos permitem melhorar sua experiência de navegação. Um cookie persistente permanece no seu disco rígido depois de fechar o navegador, podendo ser removido conforme as instruções do seu navegador; um cookie de sessão é temporário e desaparece ao fechar o navegador.

Arquivos de log: quando você usa o Serviço, nossos servidores registram automaticamente certas informações enviadas pelo seu navegador, como solicitação web, endereço IP, tipo de navegador, páginas de consulta/saída e URLs, número de cliques, como você interage com links no Serviço, nomes de domínio, landing pages, páginas visualizadas, operadora móvel e outras informações.

Web beacons: podemos utilizá-los em e-mails baseados em HTML enviados aos usuários, o que nos permite rastrear quais deles são abertos pelos destinatários e os padrões de uso on-line, gerando estatísticas mais elaboradas e tornando nossos serviços mais atraentes aos usuários.

6. Dados que são coletados opcionalmente

Você pode adicionar sua foto no perfil de acesso da plataforma quando estiver utilizando os serviços. Essa ação é opcional e você pode removê-la quando desejar.

Você ainda pode nos enviar seus dados ao preencher um formulário online, enviar e-mail ou fazer contato através de chat. Esses dados são processados para fornecer as informações que você nos solicitar e podem ser utilizados para marketing direto e para fins analíticos.

Se você se inscrever em um de nossos eventos online, enviará suas informações de contato, pelas quais forneceremos acesso ao evento; esses dados são processados para entendermos melhor nossa base de usuários ou futuros usuários e para fins de marketing direto.

Você pode cancelar o recebimento de comunicações de marketing da Interfy seguindo as instruções de cancelamento no rodapé dos e-mails promocionais, ou enviando um e-mail para privacidade@interfy.ai.

7. Dados coletados de terceiros

Podemos coletar dados a partir de fontes de terceiros para que você possa fazer login em nossos serviços, ou se você compartilhar dados armazenados nos nossos serviços com terceiros — esses serviços de terceiros podem nos enviar informações sobre você e seu perfil público, desde que as configurações da sua conta na aplicação do terceiro permitam esse tipo de compartilhamento.

Também podemos receber informações associadas ao uso dos nossos sites a partir de aplicações de terceiros. Se você visitar nossos sites, podemos monitorar e registrar suas atividades, e nossos provedores terceirizados podem nos fornecer informações adicionais disponíveis para acesso público.

As informações que coletamos também podem ser utilizadas para identificação, autenticação, prevenção de fraude e para melhorar o serviço que prestamos, incluindo solução de problemas, pesquisas de mercado e cumprimento dos nossos Termos de Uso.

8. Como a Interfy trata, na qualidade de OPERADORA, os documentos e dados armazenados por você na plataforma

O conteúdo armazenado por você e pelas pessoas da sua organização na plataforma Interfy não é visualizado pela nossa equipe de suporte, exceto se o administrador da plataforma fornecer login e senha de acesso a um de nossos colaboradores, para fins exclusivos de suporte técnico e orientação sobre uso da aplicação — devendo o usuário ser desativado pelo administrador ao final do atendimento. Cada cliente recebe uma base isolada, garantindo a proteção do acesso à informação: apenas terão acesso ao conteúdo as pessoas a quem o administrador da plataforma fornecer login e senha com as respectivas permissões. Todos os conteúdos e dados armazenados (registros, arquivos eletrônicos, metadados, formulários, processos etc.) são transferidos para nossos servidores na infraestrutura AWS (com certificações ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II e HIPAA Ready, além de conformidade com a LGPD e o GDPR), mediante digitação, digitalização e/ou upload pelas pessoas autorizadas pela CONTROLADORA, de acordo com as regras e configurações predefinidas pelo administrador da plataforma; o conteúdo trafega entre estações de trabalho ou dispositivos e é transferido via HTTPS, utilizando criptografia TLS.

9. Compartilhamento com terceiros

A Interfy pode compartilhar seus dados com parceiros de negócios quando considerarmos que são confiáveis e que possam ter produtos e serviços relevantes para você, ou para que possamos executar este contrato de prestação de serviços — como, por exemplo, provedores de hospedagem. Quando precisamos fazer isso, nos certificamos de que o terceiro é confiável e manterá a confidencialidade sobre seus dados.

Se a Interfy passar por um processo de fusão, aquisição ou mudança no quadro societário, a empresa poderá compartilhar seus dados com terceiros em decorrência desse processo.

Se você acessar nossa aplicação utilizando aplicativos de terceiros diretamente, os seus dados podem ser compartilhados com eles; certifique-se de que confia no aplicativo e observe as políticas de proteção de dados de sua empresa proprietária.

Podemos compartilhar dados com aplicativos de terceiros através do uso de API, onde os dados armazenados podem ser consultados e/ou copiados para outras aplicações, com a devida anuência da CONTROLADORA responsável pelos dados armazenados na nossa plataforma.

A Interfy pode divulgar seus dados pessoais quando obrigada por lei ou disposição legal, com o objetivo de proteger a segurança de qualquer indivíduo em questões de fraude, proteger o direito à vida e à liberdade, ou proteger os direitos da Interfy.

Usamos ferramentas analíticas de terceiros, que coletam informações enviadas pelo seu navegador como parte de uma solicitação de página web, complementos do navegador e outras informações, para nos ajudar a medir o tráfego e as tendências de uso dos nossos Serviços.

A Interfy pode armazenar e processar dados pessoais em sistemas de marketing de terceiros, sistemas de relacionamento com cliente (CRM) e sistemas de gerenciamento de correio eletrônico, a fim de promover as operações da empresa e facilitar as interações com usuários e clientes em potencial.

10. Blog e comunidade

Podemos criar blogs e comunidades acessíveis ao público, incluindo fóruns. Toda informação que você incluir nessas áreas poderá ser lida por outras pessoas, as quais não podemos controlar, podendo ainda ser coletada e utilizada por quem acessar esse conteúdo; as informações postadas podem permanecer disponíveis mesmo depois que você encerrar sua conta.

Se você remover informações postadas no serviço de blog e/ou comunidade, as cópias podem permanecer armazenadas em cache do serviço ou por outros usuários. Se desejar que façamos a remoção dessas informações, envie um e-mail para privacidade@interfy.ai; contudo, em alguns casos, podemos não conseguir remover tais informações.

11. Compartilhamento internacional de dados

A hospedagem dos nossos serviços está distribuída nas regiões abaixo:

• Amazon AWS — São Paulo (Brasil) e Virgínia (Estados Unidos da América).

Os dados são distribuídos de forma automatizada através dos recursos tecnológicos aplicados na própria infraestrutura. Para garantir a proteção dos dados, adotamos medidas de segurança seguindo as determinações da LGPD e, em conjunto com o provedor AWS, utilizamos recursos contra destruição acidental, acesso não autorizado, backups automatizados e medidas organizacionais alinhadas com a política de segurança, dentre outros aspectos técnicos razoáveis.

Os dados dos usuários da União Europeia, Reino Unido, Liechtenstein, Noruega, Islândia e demais países são armazenados nos Estados Unidos (EUA) através da Interfy e de seus provedores de serviços; se você não residir nos EUA, as leis podem ser diferentes das leis onde você reside. Ao usar os Serviços, você reconhece que qualquer informação pessoal sobre você está sendo fornecida à Interfy nos EUA e hospedada em servidores dos EUA, e autoriza a Interfy a transferir, armazenar e processar suas informações a partir dos e nos Estados Unidos e, quando necessário, em outros países indicados nesta política. Usuários do Brasil podem ter seus dados armazenados nos Estados Unidos e no Brasil.

12. Tempo de processamento e retenção dos dados

Dados que a Interfy é CONTROLADORA: os dados coletados diretamente ou por nossos clientes a partir da Plataforma são mantidos somente pelo tempo necessário para o fornecimento dos serviços, ou pelo tempo necessário para cumprimento dos nossos acordos e obrigações legais, contábeis e fiscais. Para eliminação ou anonimização, estabelecemos políticas internas que garantam a segurança do processo, podendo manter o dado por até 3 meses após cessar o uso dos serviços, como margem de segurança antes de serem eliminados ou anonimizados. Os dados utilizados pelo departamento de marketing poderão ser mantidos enquanto entendermos que nossos serviços possam ser relevantes para uma futura contratação, ou até que você se descadastre ou solicite a eliminação dos dados.

Dados que a Interfy é OPERADORA: são mantidos até que a CONTROLADORA solicite a eliminação e até que possamos executá-la com segurança, confirmando que todos os dados foram definitivamente eliminados, o que pode levar até 90 dias. A Interfy exige que todas as pessoas físicas e jurídicas contratantes e usuárias dos nossos serviços ajam em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, além desta política, podendo encerrar a prestação dos serviços de forma unilateral se detectar que os usuários da contratante estão infringindo normas de proteção de dados pessoais, conforme especificado em nosso Termo de Uso.

Dados processados para manter conformidade: os dados necessários para atendimento às obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias, trabalhistas e legais do grupo Interfy, em qualquer dos países em que atuamos, são mantidos pelo tempo determinado pela lei de cada país.

13. Do consentimento

Ao concordar com nossa Política de Privacidade e ao se cadastrar para utilizar nossa plataforma ou qualquer um dos nossos Serviços, você assume que concorda com ela e nos autoriza a processar seus dados de acordo com esta política.

Você tem o direito de retirar total ou parcialmente seu consentimento para processarmos seus Dados Pessoais. Para isso, entre em contato com privacidade@interfy.ai, e deixaremos de processar seus dados pessoais para os fins com os quais consentiu originalmente, exceto se existirem motivos legais e convincentes para continuarmos processando seus Dados Pessoais, que anulem os seus interesses, direitos e liberdades, ou para estabelecimento, exercício ou defesa em ações judiciais.

14. Corrigir, atualizar ou excluir suas informações

Você pode solicitar a correção, atualização ou exclusão das informações pessoais que fornece diretamente à Interfy; nossa equipe fará os melhores esforços para atender à sua solicitação dentro do prazo legal aplicável, mas não seremos responsáveis por eventual falha na entrega de nossa resposta.

Quando sua informação é processada por um de nossos clientes contratantes dos nossos serviços, você deve direcionar suas solicitações diretamente ao seu fornecedor (nosso cliente de serviços), que atua como CONTROLADOR dos seus dados.

15. Direitos de privacidade para usuários da Califórnia

Os residentes na Califórnia têm o direito de nos solicitar um aviso identificando as categorias de informações pessoais que compartilhamos com nossos parceiros ou terceiros para fins de marketing, incluindo informações de contato de cada terceiro. Se você é residente na Califórnia, utiliza os nossos serviços e deseja solicitar tais informações, envie uma solicitação para privacidade@interfy.ai.

16. Informações pessoais de crianças

Não coletamos ou solicitamos intencionalmente informações pessoais de menores de 13 anos, de acordo com nosso Termo de Assinatura. Se você for menor de 13 anos, não tente se registrar nos serviços nem nos enviar qualquer informação pessoal sobre você. Se tomarmos conhecimento de uma conta criada por uma pessoa menor de 13 anos, ou de informações enviadas a nós diretamente nessas condições, excluiremos todas as informações o mais rápido possível. Se você identificar que uma criança menor de 13 anos registrou uma conta em nossos serviços ou forneceu informações pessoais, entre em contato conosco em privacidade@interfy.ai.

17. Base legal para o processamento de dados pessoais

Só processamos suas informações pessoais se tivermos uma base legal para fazê-lo. Utilizamos as seguintes bases legais:

• Necessidade contratual: os dados são processados para cumprir nosso Termo de Serviço com você, sendo fundamentais para que possamos fornecer os serviços — sem eles ficaríamos incapacitados de fazê-lo. Inclui dados essenciais da conta, cookies primários essenciais, dados de conexão e informações de conta de terceiros (se houver), como no caso de login via Active Directory.
• Consentimento: em alguns casos, processamos dados pessoais com base no consentimento formalmente fornecido por você no momento da coleta, solicitado de forma expressa no ato da coleta.
• Legítimo interesse: coletamos determinadas categorias quando acreditamos que favorecem nosso legítimo interesse ou o de terceiros, como dados de cobrança, dados de formulário online, dados adicionais da conta, telefone, chat e e-mail (quando coletados por meios diferentes da conta de usuário do serviço), dados de eventos e comunidades, cookies de rastreamento, ticket de suporte, identificadores de dispositivos e web beacons.
• Outros motivos: podemos processar dados para cumprir obrigações legais, contábeis, fiscais e trabalhistas, para proteger interesses vitais de titulares de dados, ou para atender exigências de instituições governamentais e/ou do poder judiciário.

18. Disposições gerais